Stabsstellen der Geschäftsführung

Zu den Stabsstellen der Geschäftsführung gehören folgende Funktionen:

Sekretariat und Koordination Katholisches Centrum

Die Kernaufgaben des Sekretariats der Geschäftsführung umfassen: 

  • Telefonbetreuung (Outbound, Inbound) für die Geschäftsführung
  • Terminorganisation und Terminkoordination
  • Postbearbeitung
  • Verwaltung, Korrespondenz von E-Mail und Post
  • Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen
  • Präsentationen vorbereiten und erstellen
  • Schreibtätigkeiten (Korrespondenz, Aktenvermerk, Berichte)
  • Ablagenführung, Aktenverwaltung
  • Empfang und Betreuung von Besuchern und Gästen für die Geschäftsführung
  • Raumvermietungen im Katholischen Centrum
  • Schnittstelle zu den Mietern im Katholischen Centrum für die Geschäftsführung betreffenden Aufgaben

Projektreferat und Betriebsorganisation Prozesse

Das Projektreferat unterstützt die Projektleitung, Geschäftsführer Herrn Thorsten Herrmann, bei der Umsetzung des Kooperationsprojekts bis hin zur Fusion der beiden Gemeindeverbände Ruhr-Mark, Hagen und Östliches Ruhrgebiet, Dortmund. Kernaufgaben des Projektreferats sind:

  • Abstimmungen im Bistum Paderborn
  • Erstellung und Aktualisierung Projektplans
  • Überwachung der Umsetzung des Projektplans durch die Verantwortlichen
  • Präsentationen vorbereiten und erstellen
  • Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen

Im Rahmen des Kooperationsprojekts des Kooperationsraums West gilt es, die Geschäftsprozesse den Entwicklungen anzupassen. Die Kernaufgaben der Funktion Betriebsorganisation Prozesse beinhalten:

  • Prozessharmonisierung und Identifizierung von Optimierungspotenzialen
  • Sicherstellung und Weiterentwicklung der Aufbau- und Ablauforganisation
  • Sicherstellung und Weiterentwicklung der Corporate Identity (Marke, Außenauftritt)
  • Qualitätsmanagement

Kompetenzcentrum Friedhof

Das Kompetenzcentrum Friedhof befindet sich derzeit in der Entwicklungsphase und im Aufbau. Zukünftige Kernaufgaben werden sein:

  • Qualitativer und Quantitativer Ausbau der Kompetenzen der Grabeskirche Liebfrauen, Dortmund
  • Übernahme und/oder Unterstützung der Kirchengemeinden bei der Verwaltung von Friedhöfen
  • Erstellung u. Aufbau eines digitalen Friedhofsforums
  • Regelmäßige Koordination und Ausrichtung von Informationsveranstaltungen für Friedhofsvertreter
  • Angebot von Informationsveranstaltungen für Angehörige u. Besucher
    ( Bestattungsformen und christlicher Glaube, Geschichte der Bestattungskultur, Christlich Abschiednehmen, Erinnerungskultur, R.I.P im Internet und Grabarten)
  • Konsolidierung von rechtlichen Fragestellungen rund um das Thema Friedhof
  • Entwicklung von Downloadbereichen für z.B. Friedhofssatzungen u. Gebührensatzungen

Allgemeine Verwaltung

Im Bereich der Allgemeinen Verwaltung ist die Datenschutzkoordination für die Gemeindeverbände Ruhr-Mark, Hagen und Östliches Ruhrgebiet, Dortmund und für die Katholischen Kindertageseinrichtungen Ruhr-Mark, Hagen und Östliches Ruhrgebiet Dortmund konsolidiert.

Weitere Kernkompetenzen der Allgemeinen Verwaltung neben der zentralen Anlaufstelle im Gemeindeverband sind:

  • Empfang und Betreuung von Besuchern und Gästen
  • Telefonbetreuung (Outbound, Inbound)
  • Pflege der Datenbanken
  • Pflege und Weiterentwicklung des Formularwesens
  • Abwicklung von Versicherungsfällen für Kirchengemeinden und Kindertageseinrichtungen
  • Beantragung der Nichtveranlagungsbescheinigungen (Befreiung von Kapitalerträgen)
  • ARD ZDF Deutschlandradio Beitragsservice (früher GEZ)
  • Angelegenheiten GEMA